Home office: como gerenciar e orientar seu time em tempos de coronavírus

Em tempos de coronavírus, a orientação das autoridades de saúde é que as pessoas fiquem em casa, de quarentena, para evitar a rápida propagação da doença. Por isso, as empresas estão optando pelo home office, para manterem o atendimento aos clientes durante esse período.

O problema é que nem sempre os gestores sabem como gerenciar e orientar o time, quando todos não estão na sede da empresa. Afinal, o home office ainda não é uma cultura comum em todas as organizações.

Neste artigo, que faz parte da nossa série de conteúdos especiais sobre como as empresas podem lidar com o COVID-19 (coronavírus), vamos dar dicas para os gestores administrarem os projetos a distância. Acompanhe!

6 dicas para ter uma time de alta performance no home office

1. Estabeleça normas de trabalho

Para gerenciar as equipes de trabalho em home office, a primeira coisa a ser feita é estabelecer as normas que devem ser cumpridas, como o horário em que os colaboradores precisam trabalhar. 

Assim será possível manter todo o time executando as atividades no mesmo horário, sem que haja prejuízo, por conta da demora de alguém realizar alguma demanda.

Podem também ser criadas regras sobre expectativas de tempo de resposta. Para que um e-mail seja respondido, por exemplo, esse período pode ser de até 1 hora. Assim, os colaboradores ficarão sempre de olho em suas caixas de entrada para responder às mensagens dos colegas e clientes.

2. Oriente os colaboradores sobre como preparar o local de trabalho

Para ter uma boa performance no home office, os colaboradores precisam desempenhar as suas atividades em um local organizado. Trabalhar na mesa da cozinha ou sentado no sofá da sala, por exemplo, pode não trazer uma experiência positiva.

Isso porque, em casa, as pessoas costumam ter mais distrações. Além do mais, por conta do COVID-19, é bem provável que os trabalhadores que são pais também estejam com os seus filhos em casa. Nem sempre as crianças entenderão essa nova rotina e é preciso ter jogo de cintura nesse momento.

Sobre o local de trabalho, é ideal que seja em um escritório ou escrivaninha que fique mais isolado dos demais ambientes da casa. Também é importante investir em uma boa cadeira, para que você fique bem confortável e não venha a enfrentar problemas de postura.

3. Faça reuniões diárias por videoconferência

As reuniões por videoconferência devem servir para que o gestor do time passe orientações para a equipe, além de alinhar as demandas que precisam ser entregues em determinado período.

Os encontros digitais também servem para que as pessoas sintam-se menos isoladas e possam rever os colegas de trabalho, mesmo que por vídeo. O gestor pode aproveitar o momento para elogiar o time pelo bom trabalho realizado e manter todos engajados e comprometidos.

Ter esse espírito de liderança é fundamental! Estamos vivendo uma das situações mais complexas dos últimos anos e isso pode deixar algumas pessoas muito ansiosas ou desanimadas. É preciso buscar meios de ajudarmos uns aos outros para que juntos estejamos mais fortes quando tudo isso for superado.

Algumas sugestões de ferramentas de videoconferência: Whereby, Zoom Meetig, Google Hangouts. 

4. Evite checar se todos estão online o tempo todo

Para que o home office seja produtivo, é preciso estabelecer uma relação de confiança entre as partes. Por isso, evite ficar checando se todos os colaboradores estão sempre online.

Confie na sua equipe e dê mais valor ao cumprimento e qualidade da execução das tarefas e não a quantidade de horas trabalhadas. Com um relacionamento embasado na confiança e performance do home office, certamente sua empresa terá melhores resultados.

5. Tenha cuidado com o WhatsApp

Por mais que o WhatsApp seja um dos aplicativos mensageiros mais populares do mundo, nem sempre ele é indicado para trocas de mensagens em home office. Isso porque as informações ficam soltas e podem se perder facilmente.

Além disso, os colaboradores podem estar em grupos e ter contatos pessoais, que tiram o foco do trabalho. Por isso, escolher outro aplicativo ou ferramenta para as trocas de mensagens é interessante, para os assuntos de trabalho.

Uma dica é o Slack. Nele sua empresa pode criar diferentes canais, separando o time por setores para facilitar a comunicação.

6. Utilize boas ferramentas para simplificar a rotina

Existem diversas ferramentas e softwares que podem ser utilizados para simplificar a rotina, organizar as demandas e manter uma comunicação de alta performance. Trouxemos alguns exemplos. Veja!

6.1 Zoom

O Zoom é uma plataforma de videoconferência. Ela possibilita que sejam realizadas reuniões com vídeo HD e áudio de alta qualidade. Além disso, possibilita que até 1000 pessoas participem das reuniões.

Outra vantagem do Zoom é o compartilhamento de tela e o conjunto de recursos de colaboração. De tal maneira, é possível trabalhar em equipe, fazendo apresentações, por exemplo. Inclusive, esse recurso também pode ser utilizado para reuniões com clientes.

6.2 Whereby

Assim como o Zoom, a Whereby é uma plataforma para reuniões a distância. Ela possibilita videoconferências diretamente no navegador, sem que seja necessário baixar um programa para utilizá-lo.

É preciso pagar uma mensalidade para utilizar a ferramenta somente  em reuniões acima de 4 participantes, cujo preço varia de acordo com a quantidade de salas de reunião que se deseja criar.

6.3 Trello

O Trello é excelente para organizar as demandas, tendo mais colaboração e produtividade. Nessa ferramenta gratuita é possível criar quadros, listas e cartões, para que se saiba o andamento de cada projeto.

O sistema do Trello é baseado na metodologia kanban, com quadros definidos para cada tarefa. Pode ser criada uma coluna para atividades em andamento e outra para as concluídas, por exemplo. Também é possível determinar prazos, entre outras funcionalidades.

Em tempos de coronavírus, prevenir é o melhor remédio. Por isso, é preciso se reinventar e conhecer bons métodos para trabalhar em home office. Esperamos que nosso artigo tenha ajudado você a compreender como melhorar a performance da sua equipe, mesmo a distância.

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